勤怠は従業員の出勤、退勤、休憩、休暇など社員の働く状況を示し、これらの内容と残業や休み、就業規則を守っているかなどを管理することを勤怠管理といいます。勤怠管理においては、労働時間について通常の勤務、時間外労働、休日出勤など把握する必要があります。具体的には出勤や退勤時刻、労働時間、時間外や深夜労働時間、休日労働時間、出勤や欠勤の日数、早退や遅刻の回数や時間など。これらが労働基準法に定められた法定内であるかについて把握すること。
このような勤怠管理を適切に行うことで、時間外労働や給与の計算、有給休暇の取得日数を管理し、従業員の実際の労働時間に合った賃金を支払いすることが可能です。このような管理が適切に行われていない場合には、未払いの残業代をめぐってトラブルが起こるリスクがあります。また従業員が月にどれくらいの時間、勤務をしているかを把握することで、働き過ぎを防ぎ健康管理をすること。過重な業務を行うことにより、過労死や過労自殺などの重大な事態が起きるなど、取り返しのつかないことになります。
勤怠管理は正社員、契約社員、パートやアルバイトなど、企業と雇用関係のある人が対象になり、その雇用契約や職種によって勤務形態が違うので、それに対応した管理を行います。従業員の健康管理やモチベーションの維持。また勤怠管理の情報を基にして、時間外労働や偏りなどを把握することで、業務の効率化やコストを削減することにつながるなど生産性の向上が期待できます。