勤怠管理の手段として、タイムカードを導入している会社は多くありますが、打刻データを表計算ソフトに入力して処理したり、電卓で計算している会社もあります。このような方法では効率が悪く、入力間違いや計算ミスといったヒューマンエラーが発生しがちです。勤怠管理システムの導入によって、より正確で効率のよい勤怠管理が実現できます。従来のようなタイムカードではなく、ICカードを利用したタイムレコーダーを導入することによって、打刻データの入力の手間を大幅に省き、入力ミスをなくすことができます。
残業手当に代表される各種手当の計算も、勤怠管理システムで処理が可能ですので、給与計算の精度も向上します。また、紙媒体のタイムカードが不要となるので、余分なコストや廃棄物も出さずに済む点もメリットになります。タイムカード以外に利便性が向上する例として、有給休暇などの申請も挙げられます。勤怠管理システムを利用すれば、申請書類が電子化されます。
そのため、申請者が申請書を提出しに行く手間が不要になりますし、申請書の紛失といったリスクを回避することができます。承認側も、紙の申請書を一枚ずつ確認する必要がなくなるため、効率よくワークフローを処理することができます。このように、勤怠管理システムの導入には、作業の効率化やリスクの回避、コストの削減といった、様々なメリットがあります。導入コストや、システムについての教育といった初期費用は必要ですが、それ以上の効果が期待できます。